Las empresas agrupan una serie de recursos materiales e inmateriales y, por supuesto, uno de los más importantes es el talento y las habilidades de las personas, que se organizan de forma que la actividad pueda producir el resultado esperado. Es importante que esta organización se recoja en el organigrama empresarial y uno de los que mejores resultados produce es el organigrama circular o el sistema de organización circular.
Existen numerosos tipos de estructura en cuanto a la organización de las empresas. Desde el modelo tradicional, en el que existen diferentes categorías jerárquicas y cada una dirige al nivel inferior, hasta las nuevas tendencias donde destaca el liderazgo y la participación activa de todas las personas, como el organigrama circular, el mixto, el lineal o el matricial.
En esta ocasión quiero hablarte del sistema de organización circular empresarial, una nueva tendencia que da prioridad a las relaciones humanas y otorga a las empresas una gran agilidad y capacidad de adaptación a las necesidades del entorno. ¿Vamos allá?
El entorno VUCA como caldo de cultivo de los nuevos sistemas organizacionales
Tradicionalmente, las empresas se han organizado estableciendo jerarquías intensivas en sistemas de control y el uso de la autoridad que otorga la posición como forma de gobierno. Sin embargo, los cambios que han ido produciéndose en las últimas décadas, desde la digitalización de los procesos hasta el impacto que supuso la pandemia del Covid, han revolucionado la forma de organización de las empresas. Así, en este entorno VUCA (volatility, uncertatinty, complexity, ambiguity) han surgido nuevas estructuras organizacionales como el sistema de organización circular. Se trata de un entorno en el que predomina la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad en el que las estructuras clásicas de las empresas han debido adaptarse a los nuevos tiempos, asumiendo nuevas formas menos jerarquizadas y más flexibles.
Surgen estructuras cada vez más horizontales, en los que existe una comunicación fluida y el trabajo en equipo toma un gran protagonismo. Las empresas simplifican sus estructuras jerárquicas hacia esquemas más dinámicos que eliminan barreras y las dotan de agilidad.
¿Qué es un organigrama empresarial?
Si hablamos de estructuras organizacionales de las empresas, lo más adecuado es comenzar por definir qué son. Se trata del conjunto de relaciones humanas, departamentales y de recursos que conforman una organización, sus interdependencias e interacciones. Un organigrama empresarial, por lo tanto, da una idea uniforme de cómo se estructura y organiza la empresa.
Al fin y al cabo, una empresa es una organización de personas que trabajan por un mismo fin último, en la que cada persona desempeña un papel y tiene unos conocimientos que le permiten ser competitivo en su rol. Y no hay duda de que el resultado más importante que una organización puede alcanzar es la realización de su propósito, que recoge es impacto máximo que quiere generar en la sociedad.
A la hora de decidir qué organigrama utilizar, las empresas deben analizar bien en primer lugar su propósito y sus valores y, después, sus objetivos y necesidades, así como los departamentos en los que se estructura y los diferentes empleados que forman parte de ellos.
¿Qué es una organización circular empresarial?
Entrando en materia, un organigrama circular es un tipo de organigrama que se basa en el análisis de las áreas clave de la organización y en establecer una cierta forma de relación entre ellas que aporta estabilidad y mucha efectividad. En un modelo circular la información se estructura en círculos concéntricos. Cada una de las áreas clave de la empresa construye un círculo y los niveles van desde dentro (el centro) hacia fuera.
De esta manera se evita diferenciar entre distintas categorías jerárquicas y se da un papel protagonista a lo que de verdad es el alma de las empresas: las personas y las relaciones humanas. Lo que cambia en los sistemas organizativos circulares con respecto a otros sistemas es:
- Quién lidera cada área clave o círculo.
- Cómo se lideran los círculos.
- Cómo se decide quién debe formar parte de cada uno.
- Cómo se relacionan las personas dentro de un círculo y con las personas de otros círculos.
¿Cómo se autorregula un sistema circular organizativo?
El sistema circular promueve la autonomía de las personas. Para hacerlo posible, es el propio equipo quien define el rol que desarrollará cada persona en cada momento, sabiendo que esto puede ir variando. Cuando una persona desempeña un rol se clarifica cuál es el propósito de dicho rol y cuáles son sus responsabilidades. Con esta información, es la persona quien tiene autonomía para hacer todo lo que crea necesario para cumplir con su función.
Por su parte, la forma de relación entre los círculos se enmarca en un sistema de reuniones con un funcionamiento específico. De esta forma, el sistema organizativo circular cuenta con una estructura de funcionamiento que promueve la autonomía y la responsabilidad de las personas.
¿Y qué sucede si alguna persona realiza algo que pueda perjudicar a la empresa? En este caso, es el propio sistema el que expulsa de forma orgánica a las personas que no pueden o no saben cumplir con el propósito de su función, ya que esto genera un vacío que afecta al trabajo del resto del sistema.
El centro de un organigrama circular empresarial: los clientes
Lo más habitual es que en el centro del organigrama circular empresarial se encuentren los clientes y, a partir de aquí, se coloquen también en círculo los demás departamentos de la empresa junto a sus líderes.
De esta manera, una organización circular busca representar los servicios que se van a dar al cliente y no tanto la cadena de mando tradicional. Es por este motivo por el que este tipo de modelos circulares funcionan muy bien con empresas que trabajan por proyectos. Así, cada proyecto pasa por diferentes etapas en las que van cambiando los requisitos de conocimiento y los participantes, cambiando a su vez el liderazgo en función de las fases por las que atraviesa.
Las empresas con estructura circular: grandes activadoras de la motivación
En este tipo de sistemas organizativos se evita la jerarquía y se implementa un sistema basado en las relaciones humanas y la igualdad entre las personas y departamentos de la organización. Así, el organigrama circular empresarial se convierte en un gran precursor de la motivación de las personas que conforman las empresas.
El objetivo de este tipo de organigramas es que todas las personas que forman parte de la empresa asuman su responsabilidad en los resultados y, en última instancia, el trabajo que le llega al cliente. Existe además una gestión participativa y democrática entre los equipos de trabajo que involucran al empleado en la empresa, disparando así su implicación y motivación.
En un sistema organizativo circular cada persona se responsabiliza de una actividad, de forma que cada proceso se realiza por una persona especializada en ello. Además, los empleados participan en la toma de decisiones estratégicas, por lo que siempre habrá una opinión que proceda de una persona experta en la materia. Así, se logran opiniones diversas, más enriquecedoras y realistas.
La flexibilidad y la comunicación, piedras angulares del modelo circular empresarial
Al existir una toma de decisiones participativa que busca involucrar a todas las personas que conforman una empresa, la flexibilidad y la comunicación son elementos fundamentales en los sistemas organizativos circulares.
Por un lado, es necesario ofrecer cierto margen de actuación y libertad a los componentes de cada equipo, de forma que puedan llevar a cabo sus tareas de la forma que consideren más adecuada, sin procesos rígidos que condicionen el trabajo. Esto requiere, además, que se instaure una política de confianza en los trabajadores de la empresa con una estructura circular.
Al mismo tiempo, y para que la toma de decisiones sea óptima, la empresa debe velar porque todas las personas tengan acceso a una comunicación eficaz. La comunicación interna se convierte en clave para todos los equipos y, para ello, deben establecerse cauces efectivos que faciliten el acceso a la información estratégica.
A su vez, la empresa debe proporcionar la documentación necesaria para que todas las personas conozcan los valores y objetivos de la compañía, así como las necesidades de los clientes.
Ventajas y limitaciones de un organigrama circular empresarial
Como decía al principio, cada empresa debe elegir su propio sistema de organización que se adapte a su propósito y valores. La estructura circular es una gran elección para empresas que quieran instaurar un sistema ágil y centrado en el valor humano de las organizaciones. Pero es conveniente conocer sus ventajas y limitaciones a la hora de plantearse este camino.
Entre las ventajas de un modelo empresarial circular, podemos encontrar que:
- Fomenta la autorresponsabilidad, ya que cada persona se hace responsable de las tareas y funciones en las que se siente mejor. Al mismo tiempo, la autogestión se produce de forma natural y fluida: cada persona gestiona sus propios tiempos y procesos para sacar su trabajo de la mejor manera.
- Dispara la motivación laboral ya que tener claro las responsabilidades profesionales y estar alineado con ellas de forma voluntaria es el motor motivacional más eficiente que existe. Además, al basarse en la igualdad y la confianza en y entre los trabajadores se incrementa la experiencia y la satisfacción de los empleados y, por consiguiente, aumenta también la productividad.
- Son muy versátiles, ya que la organización en equipos facilita la adaptación a los cambios y la evolución de las tareas y funciones. Además, al poner a los clientes en el centro las empresas se adaptan de una manera mucho más ágil a sus necesidades y preferencias y a los cambios que puedan surgir en el día a día.
- Beneficia la comunicación interna al basarse en las relaciones humanas y el principio de igualdad. Además, los trabajadores y los equipos tienen un conocimiento mucho más profundo de cómo funcionan los diferentes departamentos y la empresa en general, lo que se traduce en una mayor capacidad de resiliencia y en una mayor eficacia en el sistema de toma de decisiones de gobernanza.
Sin embargo, la organización empresarial circular tiene también una serie de limitaciones, entre las que destacan:
- Si la empresa es muy grande puede resultar difícil aplicarlo. En este caso, una opción sería instalar un sistema circular adaptativo.
- Es necesario establecer un buen sistema de comunicación organizado entre todos los niveles y proveer a todos los empleados de herramientas de comunicación eficaces.
- A veces, su implantación puede resultar complicada porque no llega a entenderse del todo.
- En ocasiones puede ser complicado definir cada nivel del organigrama. Para lograrlo es necesario llevar a cabo un análisis detallado de los diferentes puestos de trabajo.
El sistema circular adaptativo, un paso más allá
No hay duda de que las empresas más exitosas son aquellas que tienen un propósito bien definido y compartido, que cuentan con equipos que funcionan de manera autorresponsable, con sistemas de trabajo participativos y que basan su funcionamiento en la inteligencia colectiva.
Y que, además, son capaces de adaptarse al cambio.
Por eso surge el sistema circular adaptativo como un organigrama que se adapta a la empresa en lugar de adaptar la empresa a un organigrama. El sistema circular adaptativo se diferencia del modelo circular en que es escalable a cualquier tamaño de empresa y adaptable a cualquier cambio, venciendo así una de sus grandes limitaciones.
Se trata de un sistema de mejora continua que facilita la revisión, la corrección y la adaptación del modelo organizativo según las necesidades de la empresa. Además, funciona con reglas predefinidas y aceptadas por todos los miembros del equipo, que el propio sistema puede mejorar a lo largo del tiempo.
También, en un sistema circular adaptativo lograremos un desarrollo personal y de grupo ya que se promueve el aprendizaje continuo y la adaptación al entorno.
En definitiva, este tipo de sistemas se caracteriza por ser un sistema flexible, ágil y adaptable basado en la inteligencia colectiva activada a través de unas reglas de funcionamiento.
Cómo implementar un sistema de organización circular adaptativo
A la hora de implementar un sistema circular adaptativo en una empresa hay que partir por la definición de los objetivos estratégicos para la organización, así como el propósito empresarial si es que todavía no ha sido definido. A partir de aquí comenzaremos el co-diseño del sistema circular.
Cuando como coaching y mentora empresarial intervengo en este tipo de proyectos invito a todo el equipo directivo a reflexionar sobre cómo debe ser este sistema de funcionamiento circular adaptativo. En este diseño pasaremos por distintas fases en las que vemos en qué punto está la empresa y qué necesidades tiene para de esta manera diseñar cómo va a ser el funcionamiento de la organización:
- Contextualizamos dónde estamos hoy y qué significado tiene el cambio que proponemos.
- Definimos el propósito y la propuesta de valor, si es que no existe, así como los grandes retos a superar.
- Determinamos los ámbitos clave, anteriormente departamentos, que pasan a ser círculos. Por ejemplo, ventas, logística,…
- Establecemos las reglas que mejor se corresponden con la organización, los objetivos a alcanzar y la forma de medirlos.
- Asignamos los equipos que implementarán la prueba piloto.
- Realizamos una prueba piloto en la que definimos algunos marcadores de efectividad que permitirán medir cómo de bueno está siendo el cambio.
Una vez diseñado el sistema circular adaptativo que se implementará en la empresa y elaborada la prueba piloto, validamos los resultados y vemos qué adaptaciones y mejoras necesita. Así es como podemos pasar a una estrategia de implementación para toda la empresa.
A partir de aquí se abre una fase en la que hacemos formación a todos los equipos para que aprendan a funcionar en este nuevo sistema. Seguirá un proceso de mejora continua en el que vemos cómo funciona la organización con el nuevo modelo e implementamos los pequeños cambios que necesite.
Finalmente, de manera opcional se puede trabajar también en una estrategia empresarial de co-creación, de manera que los equipos desarrollan también la estrategia de negocio de forma participativa que se implementará a través de este nuevo sistema organizacional circular adaptativo.
¿Cómo implementar los círculos que forman parte del sistema circular adaptativo?
A la hora de implementar los círculos que conformarán el organigrama circular adaptativo es necesario definir el propósito de cada círculo, que debe a su vez estar alineado con el de la organización. Asimismo, debemos asignar las funciones que necesitará cada círculo para servir a su propósito y concretar el propósito y responsabilidades que tiene cada función.
Por supuesto, es necesario elegir también a las personas que desarrollarán los roles clave. Estos roles, como por ejemplo el líder, tienen unas reglas de funcionamiento y una función concreta. Pueden ser ocupados por una o varias personas, de hecho, pueden rotar y pueden ir pasando por ellos diferentes personas en la organización.
Una de las principales dificultades a la hora de implementar un sistema organizativo circular adaptativo en la empresa es aprender a soltar el control. Es necesario que confíes en tus equipos y en su proceso de toma de decisiones. Si sientes que no puedes hacerlo, es que hay un trabajo previo a realizar.
El equipo debe estar fuertemente vinculado al propósito de la empresa y eso requiere de algunas acciones como identificar correctamente el propósito general, establecer el por qué de cada una de las funciones necesarias en la empresa y apoyar a las personas para que sean capaces de decidir y avanzar con autonomía.
El diseño de un modelo organizativo circular adaptativo es un proceso que genera grandes beneficios en empresas que quieren avanzar y crecer. Es un proceso complejo que requiere del acompañamiento y asesoramiento de una persona experta y que yo suelo realizar junto a mi equipo de Human LeaderShip. Si quieres emprender este proceso en tu empresa y encontrar una manera más ágil y flexible de organizar tus recursos, puedes contactar con nosotros para que te acompañemos de la mano por cada etapa del camino.