La buena gestión del tiempo es una de las principales habilidades que toda persona al frente de una organización necesita manejar a nivel avanzado.
La dirección de un proyecto empresarial, independientemente de su tamaño, requiere prestar atención a diferentes áreas a la vez y parece que lo que necesitamos para llevarlo a cabo correctamente es tiempo.
Sin embargo, no es así.
No es tiempo lo que nos falta.
Lo que nos está faltando es aprender a hacer un uso impecable del tiempo que tenemos disponible y esto requiere tener mucho rigor cada vez que decides qué haces y qué no en cada momento.
La buena gestión del tiempo requiere disciplina y ésta consiste en depurar acciones, ordenar, priorizar, hacer las cosas lo mejor posible cada vez, escoger a las personas adecuadas como compañeras de viaje y cultivar una mentalidad enfocada en el crecimiento y la mejora continua.
¿Quieres descubrir cómo puedes dejar de sufrir la falta de tiempo?
Prepárate para ser eficaz
Necesitas ser eficaz, es decir, lograr que el resultado de tu acción sea alcanzar justo lo que te propones. Debes plantearte: ¿Cómo necesitas ser tú para llevar a cabo un excelente uso de tu tiempo?
Estos son los pilares de la eficacia en los que puedes trabajar:
- Tu serenidad. Necesitas conseguir un estado de serenidad lo más constante posible en ti. Este debe ser el estado general en el que te encuentras. La serenidad hace que tengas claridad mental, algo que necesitamos todas las personas para poder analizar las diferentes variables de cada situación y tomar decisiones sin divagar y con determinación. Cuida tu serenidad y entrénala con meditación, yoga, mindfulness, deporte o aquello que sientes que tu cuerpo necesita.
- Consciencia sobre tus pensamientos. Observa qué tipo de pensamientos tienes y qué actividad hay en tu mente y reprográmate. Esfuérzate en dejar ir pensamientos negativos y pesimistas o ese excesivo análisis que acaba paralizándote. Sustituye estos pensamientos por su versión positiva. La meditación o la hipnosis ericksoniana te pueden ser de gran ayuda. Trabaja tus creencias limintantes con coaching y transfórmalas en creencias posibilitadoras.
- Tu autoliderazgo. Toma las riendas de tu vida. Decide mejor o peor, pero hazlo tú. Conecta con tu cuerpo y tu intuición, analiza las situaciones, consulta a las personas adecuadas (no a quienes tienes cerca porque sí) y toma la decisión.
- Tu propósito de vida. Necesitas saber qué es lo que te mueve en la vida, qué es lo que a ti te gusta generar en esta sociedad. ¿No lo sabes? Toma unas sesiones de coaching o retírate unos dáis con buenas lecturas que te ayuden a descubrirlo.
Toma las buenas decisiones
Todas tus decisiones son neutras en realidad. Ni buenas ni malas. Las decisiones solo son un movimiento que genera cambios que necesitas observar. Si te fijas, después de una decisión algo cambia y, a continuación, vienen otras posibles decisiones. Es decir: nada acaba con una decisión, simplemente cambia.
Así que lo que necesitas es lograr una buena adaptación a los cambios.
A la hora de tomar decisiones debes revisar:
- La alineación entre tu propósito, tus objetivos, tus estrategias y tus acciones.
- La coherencia entre lo que piensas, lo que dices y lo que haces. Cultiva la credibilidad y la confianza.
- Análisis de las alternaticas. Estudia las diferentes alternativas, sus pros y contras y toma tu decisión.
- Tu relación con el riesgo. Reconoce el riesgo que existe en tus decisiones, acepta que puedes asumirlo y actúa.
- Una decisión cada vez. Tira el dado, mueve ficha y descansa. Le toca a la vida mover ficha y, a continuación… ¡nueva ronda!
Deja espacio para lo emergente
Si llenas todo tu tiempo de tareas y responsabilidades, lo que va a ocurrir es que toda tu atención va a estar en dar salida a lo planificado. Lo que realizas hoy según tu planificación atiende a lo que aconteció en el pasado. Sin embargo, es necesario dejar espacios libres en los que pueda acomodarse lo que sucede en el presente y tus proyecciones de futuro.
Es absolutamente imprescindible que dejes como mínimo un 20% de tu tiempo totalmente libre.
- No llenes todo tu tiempo. Revisa tu agenda y libera al menos un 20% de tu tiempo, de modo que sea tiempo en el que no necesites hacer ni pensar en absolutamente nada.
- Reconoce lo emergente y déjale espacio. Es importante que reconozcas aquello que es nuevo, que eleves tu conciencia en relación a aquello que tú todavía no sabes que va a acontecer. Sencillamente, abre tu mente a lo nuevo y deja que aterrice en tu día a día.
- Juega a «como si…» Imagina el futuro que deseas, quizás con mayor bienestar y sin prisa constante. Y juega a vivir, en algunos momentos, como si esto ya fuera una realidad. Date el placer de experimentarlo.
Depura y elimina fugas de tiempo
Necesitas poner intención en disfrutar de lo que eliges hacer en cada momento. Para ello, es necesario evitar distracciones y fugas de tiempo innecesarias. ¿Has oído hablar de los ladrones de tiempo?
¿Quién o qué te roba a ti el tiempo? Acaba con eso y verás cómo de repente parece que tu tiempo disponible se amplía.
- Evita las notificaciones. Decide franjas horarias en las que no es necesario que estés recibiendo notificaciones a través de tu smartphone. Desvían tu atención y te obligan a elaborar respuestas, muchas de ellas innecesarias en momentos inoportunos. ¿De verdad hay algo que no pueda esperar una hora para ser resuelto? Resuelve todas las notificaciones a la vez, cada cierto tiempo: serás más eficaz y tu mente estará más serena.
- Controla tus canales de comunicación. Decide para qué usas cada canal: teléfono, chat, redes sociales, e-mail… Analiza cada cuánto lo consultas y comunica a tus interlocutores cuál va a ser tu uso de cada uno de ellos.
- Aléjate de personas tóxicas. No dediques ni 2 minutos a escuchar quejas que no vayan acompañadas de propuestas constructivas. Toma distancia de esas personas que están constantemente en lo negativo. A no ser que te dediques a la psicología, no puedes permitirte quedarte ahí largos periodos de tiempo.
- Conoce tus biorritmos. ¿Es fácil para ti madrugar? Hazlo y dedica las horas matutinas a tu máxima productividad. ¿Eres más de rendir por la noche? Hazlo y despiértate más tarde todas las mañanas que puedas.
- Busca tu espacio adecuado para cada cosa que necesitas realizar. Decide en qué lugares estás más a gusto para poder estar al 100% en lo que decidas hacer en cada momento. ¿Necesitas naturaleza? Empieza por ir una vez a la semana a un entorno natural, busca tus espacios ideales, experimenta hasta que los encuentres.
Trabaja el merecimiento
Sí, te lo mereces. Te lo mereces todo: tiempo libre, tiempo en el que no haces nada, tiempo en el que haces deporte, tiempo en el que te aburres… Hasta eso te mereces.
Mereces trabajar en los lugares en los que notas que te sientes rendir al 100% y obtener el rendimiento económico con menos esfuerzo, ¡claro que sí!
Puede que descubras que hay creencias limitantes en ti y que te sientes mal si haces las cosas de otro modo. ¡No pasa nada! Es genial darse cuenta. Ahora puedes trabajar en cambiar esas creencias limitantes por otras que son más poderosas: las creencias posibilitadoras.
Quizás no tienes costumbre pero te aseguro que hay muchas maneras de hacer las cosas y no todas comportan sacrificio, desgaste, esfuerzo extremo…
No necesito que me creas. Necesito que pruebes y, si quieres, me lo cuentes.
Premia la buena gestión del tiempo
Es importante que celebres tus logros y que reconozcas tus progresos. Que se instale en ti la experiencia de sentir que dispones del tiempo perfecto para realizar cada cosa que te propones. Siempre dispones del tiempo suficiente porque todas las tareas pueden realizarse de muchas maneras y cada una necesita un tiempo distinto.
Es mejor mantener una conversación de diez minutos de atención plena con una persona que dedicarle una hora mientras sientes estrés. Es mejor perder una oportunidad de negocio que forzar, tomarla y que suponga seis meses de tensión para sacarla adelante.
Cada vez que digas no a algo, estarás diciéndote sí a ti. A la confianza en que cuando tú estás bien, todo lo que llevas a cabo es abundante y perfecto. Por eso, de vez en cuando, echa la vista atrás y reconoce cuánto has avanzado. Reconoce y premia también a las personas de tu equipo cuando notas que han gestionado bien su tiempo. Así ayudarás a que la cultura de la buena gestión del tiempo se amplifique.
Gestionar bien el tiempo es vivir mejor.
Ya lo ves: la buena gestión del tiempo se cuece a fuego lento. Cada día tomas muchas decisiones y cada una de ellas puede comportar un determinado uso de tu tiempo.
Me gusta imaginar que tenemos una línea del tiempo que no sabemos cuándo acaba. A lo largo de ella, vivimos momentos buenos y malos, alegrías y tensiones, aciertos y equivocaciones.
Imagino que la línea del tiempo es frágil y preciosa, como un hilo de oro. La veo en mi mente y puedo apreciar su delicadeza y valor.
Liderar tiene mucho de autoconocimiento y autocuidado. Cuida de tu tiempo y estarás cuidando de ti, decidiendo cómo vivir cada momento, cuántas tareas realizar cada día, con cuántas personas interactuar, cuántos asuntos por resolver.
Experimenta, mejora y ayuda a otros a mejorar también. Quizás así vivamos con más serenidad.