Hacer el plan estratégico es un gran ejercicio de liderazgo que implica decidir a qué vamos a decir que sí y qué vamos a descartar como organización durante los próximos meses.
Cuando te enfrentas a su realización también es importante la forma en que decides trabajarlo: con o sin ayuda externa, de forma más o menos participativa, con unas u otras herramientas de análisis y planificación.
Un documento tan importante como el plan estratégico no puede dejarse en manos de la improvisación. Por eso he creado esta guía práctica para hacer el plan estratégico de tu empresa, como una guía que te apoye en este trabajo que marcará la hoja de ruta a seguir en tu organización.
En ella encontrarás algunas claves para iniciarte en la planificación estratégica o revisar el modo en que la realizas.
¿Qué es un plan estratégico?
El plan estratégico es un documento que contiene los pasos a seguir en una empresa a corto, medio y largo plazo. Incluye los objetivos a conseguir, las acciones a realizar para lograrlos y todos aquellos elementos cruciales para la obtención de estos. Debe estar alineado con el propósito, la misión y los valores de la empresa.
Un plan estratégico eficaz define no solo hacia dónde va la organización y las acciones necesarias para ir avanzando, sino también cómo se sabrá si se tiene éxito o no.
En este sentido, el plan estratégico se utiliza para decidir los grandes retos que marcarán la actividad de la empresa, sus objetivos, las acciones necesarias para lograrlos y el resto de elementos críticos desarrollados durante la planificación.
Además, para poder hacer una buena planificación estratégica es imprescindible tener en cuenta pronósticos de producción, financieros, etc. Así, aunque no se eliminan los riesgos sí se identifican, lo cual permite tomar mejores decisiones en función de las circunstancias.
¿Para qué sirve hacer el plan estratégico de tu negocio?
La planificación estratégica permite:
- Establecer prioridades.
- Enfocar la energía y los recursos.
- Fortalecer las operaciones.
- Asegurarse de que los empleados y otros stakeholders trabajan en metas comunes.
- Establecer acuerdos sobre los resultados.
- Asignar resultados previstos y ajustar la dirección de la organización en respuesta a un entorno cambiante.
El valor de un plan estratégico reside en determinar el rumbo de una empresa. Es un documento que establece las medidas futuras que se van a realizar para disminuir los riesgos e incertidumbre en el mercado, así como para aprovechar las oportunidades. Una vez que esté clara la situación actual y cuáles son los próximos retos a alcanzar será mucho más fácil conducir a la organización a un crecimiento potencial.
Además de indicar la dirección de una empresa, un plan estratégico sirve para detectar las oportunidades de negocio y reducir los factores negativos externos que puedan contrarrestar sus beneficios. De igual modo, este plan ayuda a impulsar las fortalezas de la organización y a reducir sus puntos débiles.
El plan estratégico ayuda a decidir la actividad que acerca la empresa a su propósito y la que no va a realizar de manera prioritaria. Además, permite establecer orden y, si lo realizamos de manera participativa, es un gran ejercicio de alineación de los equipos de trabajo.
Hablaríamos en este caso de lo que yo llamo un plan estratégico de co-creación.
¿Por qué apostar por un plan estratégico de co-creación?
Si hay algo que pueda diferenciar a un plan estratégico de otro es hasta qué punto ha participado una gran parte del equipo.
Y es que si en la creación del plan estratégico de tu empresa solo interviene el equipo directivo para luego comunicarlo al equipo, probablemente obtendrás cumplimiento. Sí, cumplirá su función. Pero quedará pobre.
Y será una oportunidad perdida.
Sin embargo, si todas las personas de tu equipo están implicadas en la realización del plan estratégico mediante un proceso de co-creación, se vincularán a los objetivos empresariales y a lo planificado de una manera natural.
Su compromiso será máximo.
Además, sus aportaciones enriquecerán de una manera única el plan estratégico. Cada una de las personas que colaboran en el día a día de tu empresa podrá aportar unas ideas diferentes según su propia experiencia. Y eso te dará puntos de vista que ni siquiera habías considerado.
Aprovecha esta conciencia colectiva y pon en valor la información que cada una de las personas que conforman tu empresa pueden aportar. Puede resultar un ejercicio altamente enriquecedor.
Paso a paso para hacer el plan estratégico
¿Y qué pasos debes seguir para crear un plan estratégico empresarial que realmente sea efectivo y te sirva como una auténtica hoja de ruta? Vamos con ellos.
Paso 1. Define el propósito, la visión, la misión y los valores de tu empresa.
En primer lugar conviene definir, si no los tienes ya, los cimientos sobre los que vas a apoyar la actividad: propósito, visión, misión y valores.
Propósito: ¿Para qué?
El propósito recoge el impacto final que la organización desea generar en la sociedad. Algo que te puede ayudar a definirlo es recordar para qué se quiso dar vida a la organización en su origen. Tiene que ver con el ideal. Por ejemplo: Generar bienestar en la población.
Visión. ¿Qué queremos llegar a ser?
La visión es la definición del lugar a donde la empresa quiere llegar y debe responder a preguntas como: ¿qué se desea lograr?, ¿hacia dónde nos dirigimos?, ¿dónde queremos estar en un futuro? y ¿cómo lo conseguiremos?. Por ejemplo: ser referente en nuestro sector en España.
Esta visión ha de ser ambiciosa pero, a la vez, realista. Asimismo, al establecer el punto al cual se quiere llegar, su consecución se logra en el largo plazo. De este modo, la visión se vuelve un motivo de inspiración para que las personas que trabajan en la empresa se comprometan a querer alcanzar el objetivo.Las características de una buena visión empresarial son las siguientes:
- Debe proyectarse en el futuro.
- Debe ser clara y realista.
- Debe ser inspiradora y consecuente con la misión de la empresa.
Es interesante revisar la visión y propósito en equipo realizando una lluvia de ideas y comentando juntos el resultado hasta decidir cómo quedan definidos.
Misión. ¿Cuál es nuestra razón de ser?
La misión describe el motivo o la razón de ser de una organización. Se enfoca en aquello que se va a proporcionar a los clientes en base a la propuesta de valor de la empresa. Debe estar definida de manera precisa y concreta para guiar al equipo humano en el día a día. Por ejemplo: La misión de la compañía es mejorar la calidad de los automóviles.
Valores. ¿Cómo es nuestra cultura?
Son los principios sobre los que se fundamentan las acciones y decisiones de una organización. Definen cuáles son las pautas bajo las que se trabaja e influyen de forma directa en el desarrollo de la empresa, la dinámica de trabajo, el servicio al cliente, el prestigio de la marca y la conciencia social o medioambiental de la organización.
Los valores corporativos deben definir de manera clara cuál es el comportamiento ético de las empresas y sus trabajadores y ser coherentes con la misión y visión. Estos valores deben responder a preguntas como: ¿cómo somos?, ¿en qué creemos? o ¿cómo es nuestra cultura organizativa?Las características de unos valores empresariales bien definidos son las siguientes:
- Deben ser convincentes y representar lo que verdaderamente cree la empresa.
- Deben ser coherentes con los valores de los empresarios y socios del negocio.
- Deben ser aceptados y cumplidos por todos los agentes involucrados.
Una buena manera de definir los valores de una organización es realizar una lluvia de ideas. A su finalización, y teniendo en cuenta el resultado, será necesario escoger los 5 valores que mejor definen a la organización.
Resulta muy saludable para la organización velar para que estos valores se demuestren a través de las acciones del día a día.
Una buena alineación entre los valores de la empresa y los del equipo ayuda a retener el talento. Por otra parte, una buena alineación entre los valores de la empresa y los de los clientes ayuda a fidelizar a los clientes.
Paso 2. Realiza el análisis DAFO
Una vez definidos el propósito, la misión, la visión y los valores llega el momento de realizar el análisis DAFO de la organización.
En este punto debes identificar:
- Las fortalezas: Los factores que nos impulsan hacia el crecimiento. Las hemos de tener muy presentes y han de ser la base de cualquier nueva acción.
- Las debilidades: Los factores que nos limitan. Son impedimentos y, por lo tanto, las hemos de gestionar.
- Las oportunidades: Las oportunidades, junto con las fortalezas, son factores que nos impulsan hacia el crecimiento. Las hemos de tener muy presentes y han de ser la base de cualquier nueva acción.
- Las amenazas: Las amenazas del mercado pueden convertirse en oportunidades si las trabajamos.
Ya estamos listos para pasar al tercer paso: Decidir los retos estratégicos que van a guiar la actividad de la empresa durante el próximo año.
Paso 3. Establece 3 retos estratégicos:
Un reto estratégico es una situación particular descrita a la que la organización debe saber responder con una o varias acciones, con recursos y capacidades. La respuesta depende de las actuaciones y decisiones, que concretaremos en objetivos y planes de acción.
La estrategia será, entonces, la respuesta a una situación especial llamada “reto estratégico”.
Composición factorial del reto estratégico de la empresa. Fuente: Bueno et al., 1998.
A partir del reto se puede construir la estrategia como respuesta que utiliza recursos y capacidades específicas para alcanzar los objetivos, teniendo en cuenta los condicionantes del entorno y una situación de rivalidad entre los participantes en el ámbito en cuestión.
Paso 4. Establece los objetivos
El cuarto paso consiste en definir, para cada reto estratégico, los objetivos generales y específicos cuya consecución lleva a la realización del reto.
Los objetivos generales son aquellos que necesitamos alcanzar para que los retos estratégicos sean realizados.
Es necesario definirlos correctamente, asegurando que sean objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, realistas y acotados en el tiempo.
También es preciso asignar un responsable de su cumplimiento.
El plan de acción debe incluir también los objetivos específicos. Son los resultados que queremos obtener de acuerdo a metas más generales (objetivos generales).
El esquema a seguir para la definición de un plan estratégico empresarial consiste en decidir los grandes retos estratégicos que queremos alcanzar, los objetivos generales que es necesario alcanzar para que los retos sean realizados y los objetivos específicos necesarios para alcanzar los generales.
Es como una pirámide en la que tenemos los retos estratégicos en la cúspide y nos preguntamos, ¿qué debe suceder para que los veamos realizados? Deben cumplirse los objetivos generales. Y para que estos se cumplan, ¿qué necesitamos que suceda? Necesitamos que los objetivos específicos se alcancen. Y para que esto ocurra, ¿qué necesitamos que suceda? Necesitamos que los planes de acción se lleven a cabo.
Paso 5. Define los indicadores
Por último, debemos establecer los indicadores de actividad que nos ayudarán a realizar una correcta supervisión de los resultados que vamos alcanzando. Esta supervisión debe realizarse, al menos, con periodicidad trimestral para poder realizar los ajustes necesarios.
Estoy hablándote aquí de los KPI, acrónimo de Key Performance Indicator. Estos indicadores deben estar bien definidos y estructurados y deben abordar los desafíos y las oportunidades únicas de tu negocio. Y por supuesto, deben estar siempre correctamente alineados con cada uno de tus propósitos u objetivos.
A la hora de definir tus indicadores debes establecer también quién se hará cargo de supervisarlo. Digamos que cada KPI tiene un dueño, alguien responsable de monitorizar y alcanzar el objetivo asociado a ese indicador.
El plan estratégico empresarial debe plantearse como mínimo una vez al año y te recomiendo revisarlo mensualmente junto con el cierre económico mensual. Así podrás observar las desviaciones que se dan entre lo proyectado y lo realizado.
Que se den desviaciones es natural. Aprender de ellas es sumamente interesante ya que podemos realizar correcciones en nuestros planes de acción y ser flexibles sin perder el norte, que siempre deben ser los retos estratégicos, la misión, los valores y el propósito de la organización.
¿Ya estáis listos, tú y tu equipo, para crear el plan estratégico empresarial que definirán vuestros próximos pasos? ¡Adelante!