Saber cómo han ido las cosas y qué evolución ha tenido tu negocio es fundamental para analizar las estrategias que has puesto en marcha y planificar esas nuevas acciones que tienes en mente. Y esta información la obtendrás del cierre anual empresarial.
Si estás pilotando un negocio, una buena práctica de efectos muy positivos es que realices el cierre económico mensual. Pero más allá de esto, es recomendable que todos los años realices un cierre anual que no afecta sólo al área económica sino, más bien, a la globalidad de tu empresa.
Así que, si no lo has hecho todavía, aprovecha el mes de diciembre para ponerte manos a la obra y preparar el cierre de fin de año empresarial. Te cuento cómo y qué hago yo con mis clientes.
¿Qué es el cierre de fin de año empresarial?
El cierre de fin de año empresarial que te propongo consiste en realizar una revisión detallada de toda la actividad que tu negocio ha tenido a lo largo del año. El objetivo es que esa información sirva:
- Para proyectar la actividad del año que entra si todavía no lo has hecho.
- Y si ya la has proyectado antes, sirve para revisar tus expectativas.
En ocasiones solemos pensar en un cierre de fin de año contable y/o fiscal, pero mi recomendación es que tu cierre de fin de año empresarial sea mucho más completo. De esta manera te permitirá tener una fotografía fiel de lo que ha sucedido los meses anteriores y te permitirá crear una estrategia fundada para los meses venideros.
Puede que el cierre anual sea una labor un poco tediosa, pero no debes infravalorar su importancia. Y es que el cierre de fin de año dará a tu negocio beneficios como:
- Te permitirá tener un panorama claro y específico del comportamiento de la organización.
- Te ayudará a detectar lo que sí ha funcionado y a mejorar los aspectos que no fueron tan favorables, para tener una perspectiva real de la actividad organizacional. Esto te permitirá proyectar las tareas para el siguiente ciclo, revisar tus metas y objetivos, evaluar tus logros y fallos y determinar dónde estaría bien realizar ciertos ajustes.
¿Ves la importancia de hacer un cierre anual en tu empresa?
Consejos para hacer un buen cierre anual
Diciembre y enero son meses difíciles para cualquier negocio. Al trabajo habitual se le suma el cansancio, y a ello el cierre del año en curso y la planificación estratégica del año que entrará. Y eso, con suerte de que no suceda ningún contratiempo.
Por eso, una buena idea es que planifiques bien cómo realizar cada una de las tareas que tienes pendientes. Y para el cierre de fin de año, te puedo dejar algunos consejos que mis clientes siempre me agradecen:
- Sé previsor/a. Cuando dejas todo para el último momento, normalmente el trabajo se amontona y acabas con una pila a la que es difícil y tedioso hacer frente. Hacerlo poco a poco, con una periodicidad que establezcas previamente, te ayudará a que esto no suceda. Por ejemplo, si hablamos del cierre anual contable, puedes preparar tu información financiera también durante periodos intermedios del año, de manera mensual. Esto te permitirá tener un cierre anual mucho más rápido: solo tendrás que hacer un último análisis final.
- Planifica tus proyectos haciendo un cronograma con fechas de finalización o supervisión, así podrás organizar las tareas que es necesario realizar para que se lleven a cabo. Definir plazos con tu equipo ayudará a que todos vayáis a una y sepáis exactamente qué y cuándo debéis hacer lo que cada persona tenga que hacer.
- Da valor a toda la información, porque toda es importante. Cada equipo tiene un funcionamiento particular y cada uno conoce a fondo su información. Por ejemplo, las devoluciones, los inventarios, los contratos… Todo es relevante: escúchalos a todos.
- Revisa a detalle los números. Una vez esté todo preparado, reúnete con tu equipo de colaboradores más estrechos y analizad la información económica.
¿Y sabes cuál es el mejor consejo que te puedo dar? Reúnete con todo tu equipo y preparad un cierre simbólico. Los cierres son importantes para poder abrir nuevos períodos. Agradece a tus colaboradores todo lo que han trabajado este año, reconoce tu dedicación y también la suya, haced balance de lo conseguido y, también, de los obstáculos que se han dado en el camino. Es una buena manera de mantener alta la motivación de cara al año que entra, a través de la participación en el balance final
Y tú, como líder, también tienes una oportunidad única para analizar en perspectiva cuestiones como:
- ¿Qué has logrado este año que haya sido diferente?
- ¿A qué persona o personas agradeces tu crecimiento este año?
- ¿Qué ha primado en tu organización: personas o negocio?
- ¿Cómo te has relacionado con las personas? ¿Y con las tareas?
- ¿Has trabajado en tus límites saludables?
- ¿Ha habido equilibrio entre lo que has dado y lo que has recibido?
- ¿Cuál será tu nuevo hábito el año que entra?
¿Qué me dices, te atreves a poner orden y prepararte para enfrentar un año nuevo con más fuerza y enfoque? El cierre de fin de año es una ocasión especial para apuntarte a una sesión de mentoring ejecutivo con caballos, ¿quieres que te cuente más?
¿Qué debe incluir el cierre de fin de año de las empresas?
Soy consciente de que diciembre y enero son meses frenéticos para cualquier negocio. También soy consciente de que hacer el cierre de fin de año te dará muchas ventajas a las que no querrás renunciar. Por eso, lo mejor es ir al grano, ¿no crees?
Si sabes todo lo que debe incluir el cierre anual empresarial y tienes un método para crearlo, podrás centrar tu foco y realizarlo de una manera mucho más práctica, rápida y efectiva.
Así que ¿qué debe incluir el cierre de fin de año de tu empresa?
- Por supuesto, el cierre económico. Es uno de los procedimientos más importantes en la contabilidad, el que da por clausuradas las cuentas anuales de la empresa y cuadra los números. Con él podrás saber con seguridad si tu negocio ha generado pérdidas o ganancias.
- La situación de tus colaboradores, si los tienes: cómo se sienten, en qué medida se han realizado, cuánto se han dedicado, qué desgaste ha habido, los salarios,…
- Tus clientes y la tipología de personas con las que has trabajado durante este año.
- Tu actividad y los factores que han actuado como motor para tu negocio.
- Los factores motivadores, los factores limitantes y las palancas de proyección del nuevo año
¿Qué te parece si vamos por partes?
Los principales estados financieros
Cuando te enfrentas al cierre anual empresarial, una de las cosas más importantes es revisar los principales estados financieros.
¿Cuánto ha facturado tu organización? ¿Cuál es la variación entre la facturación de este año y la que conseguisteis en los años 2019-2020 y 2021? Observa si la facturación ha crecido y en qué medida lo ha hecho.
También debes revisar la evolución del EBITDA o del rendimiento neto para los autónomos. A veces, un aumento en la facturación no es sinónimo de un aumento en el beneficio, así que es interesante observar el resultado obtenido en ambos indicadores.
Otro indicador que merece mucho la pena rescatar es el margen bruto de explotación, es decir, la diferencia entre los ingresos generados por las ventas y los costes directos asociados. El margen bruto debe ser suficiente para cubrir los gastos fijos de la empresa, tales como alquileres, salarios y otros gastos de explotación, y que no decrezcan.
Es interesante integrar en este análisis la contabilidad analítica para poder saber qué familias de productos son los que más ha vendido tu organización y cuáles son los que han generado un margen de beneficio más amplio.
Los clientes, tu actividad y las relaciones empresariales
Desde la perspectiva de clientes, es interesante analizar la tipología de personas con las que has trabajado durante este año.
¿Qué características tienen los cinco clientes que más han comprado este año?
A veces, el resultado de esta observación te lleva a darte cuenta de que los clientes principales tienen un perfil común y es posible que la comunicación de tu empresa esté dirigiéndose a otros perfiles.
Es el turno ahora de revisar la actividad realizada. Si observas los productos o servicios que han pasado de tu empresa a manos de los clientes y el impacto que eso ha podido generar en ellos, ¿dirías que la actividad realizada te acerca o te aleja de tu propósito?
¿Y las relaciones? ¿Dirías que han sido fluidas? ¿Ha habido conflictos? ¿Tensión? Te recomiendo valorar en una escala del 0 al 10 cada uno de estos aspectos. Así, dentro de unos años podrás saber si tu percepción en relación al nivel de conflictividad en la empresa ha mejorado o empeorado y podrás actuar en consecuencia.
Las palancas de proyección del nuevo año
¿Cuáles son las palancas para la proyección del nuevo año? Una revisión detenida y consciente de los puntos anteriores te prepara para tomar decisiones, no sin antes atender a los factores motivadores y los factores limitantes que se han dado en este año.
Localiza aquellos factores que actuaron como motor. ¿Qué es lo que hizo que se impulsaran iniciativas y se pudieran llevar a término? Por ejemplo, pudo ser la creación de un espacio de innovación, una nueva forma de dinamizar las reuniones, la entrada de una persona…
Y, por la otra parte, ¿cuáles han sido los factores que han actuado como limitantes? Algunos ejemplos pueden ser una mala gestión del tiempo, la falta de recursos o la falta de talento.
Los factores limitantes no desaparecen por arte de magia. No seas como un avestruz que esconde la cabeza bajo tierra: gestiónalos y ocúpate de ellos para que de cara al año que viene dejen de ser un freno o un obstáculo.
Ahora sí, una vez has preparado tu cierre anual llega el momento de proyectar el año nuevo y para eso lo mejor es servirte de un plan estratégico. ¿Quieres saber cómo me gusta a mí trabajarlo?