De forma muy habitual me encuentro con que la gestión del tiempo aparece como una gran preocupación en personas que ocupan funciones de alta responsabilidad.
Uno de los grandes enigmas cuando estás al frente de un equipo o un proyecto es precisamente cómo compatibilizar de la mejor manera estos dos conceptos tan importantes: gestión del tiempo y liderazgo.
Gestionar el tiempo de manera eficiente cuando estás al frente de un equipo puede suponer una gran diferencia no solo en tu productividad sino, también, en la de las personas que colaboran contigo.
Cuando hablo de ello con mis clientes, se nota que pensar en el tiempo provoca cierto agobio. “Es que no tengo tiempo”, “Es que es imposible hacer lo que me propongo porque no hay tiempo”…
Y es que a veces los días se viven como si se tratara de una carrera a contrarreloj.
Ojalá los días tuvieran más horas, ¿verdad? Imposibles no podemos pedir, pero sí debes saber que si mejoras la forma en la que gestionas tu tiempo, este puede dar para mucho más.
¿Quieres que te cuente cómo?
¿Qué es el tiempo?
Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, la palabra tiempo procede del latín tempus y tiene nada más y nada menos que 18 acepciones.
Como verlas todas puede ser un poco excesivo, vamos a ver las 10 primeras, que al fin y al cabo son las que en este artículo nos interesan:
A nosotros nos interesan especialmente la primera y la segunda, aquellas que consideran al tiempo como la duración de las cosas y como una magnitud física que se utiliza para medir la duración, simultaneidad y separación de los hechos y acontecimientos. Esto permite ordenar acontecimientos en una secuencia de la que se desprenden las nociones de pasado, futuro y presente.
Cuando hablamos de la gestión del tiempo, también es importante considerar la acepción de la RAE que lo considera como “espacio de tiempo disponible para la realización de algo”.La razón es que no hay nada que hacer en cuanto al tiempo, este es el que es. Pero sí hay mucho que hacer en cuanto a cómo vives tú la gestión de tu tiempo.
Es decir, en cómo aprovechas ese espacio de tiempo que tienes disponible para la realización de una tarea concreta.
¿Qué es la gestión del tiempo?
Gestionar el tiempo significa tomar conciencia de que tú eres la única persona que puede decidir qué hacer en cada momento. También significa tomar las riendas y decidir a qué vas a decir sí y a qué vas a decir no.
Pero la realidad es que de forma constante sufrimos interrupciones de todo tipo. Notificaciones, herramientas, emails, redes sociales, llamadas de teléfono, reuniones que a veces carecen de sentido…
La realidad es que muchas veces no eres tú quien gestiona tu tiempo.
Y no gestionar el tiempo significa que pones tu tiempo al servicio de algo o de alguien y dejas que tu tiempo, sencillamente, sea usado.
Entonces, pregúntate: ¿debo gestionar mi tiempo?
Es tu decisión, pero debes saber que si no lo gestionas, tu tiempo va a ser usado en base a las decisiones de otras personas. Si para ti está bien, no hay ningún problema.
Pero si no es lo que deseas, si lo que quieres es ser tú quien decida qué hacer con tu tiempo, te vendrán bien unos cuantos consejos para gestionar tu tiempo de una manera eficiente.
Estos consejos y estrategias pueden ayudarte a recuperar tu tiempo y a prestar una atención consciente a las cosas que haces en tu día a día.
Establece las prioridades diarias y céntrate en las cosas más relevantes que debes hacer.
Gestionar tu tiempo, y el de tu equipo, de la manera más consciente posible puede darte muchos beneficios como aumentar la productividad y establecer las prioridades en tu día a día para dejar también un espacio a tu descanso y tu cuidado personal.
Principio de Pareto: una clave para gestionar tu tiempo de forma eficiente
El principio de Pareto, también llamado principio 80-20, establece que el 80% de los resultados que obtienes proviene del 20% de las tareas que realizas.
Por esta razón, resulta esencial que identifiques este 20% de tus tareas clave para enfocarte principalmente en aquellas que te permitirán alcanzar los resultados propuestos.
Identifica tus actividades clave: ¿cuáles son tus tres objetivos principales?, ¿qué tipo de tareas necesitas desarrollar?
Por otra parte, cuando has logrado identificar las actividades clave que necesitas realizar, imagina: ¿qué versión de ti necesitas?
Por ejemplo, si una de tus actividades clave es conseguir nuevos clientes, necesitarás una versión tuya en la que tú estés bien. Al fin y al cabo, nadie querría relacionarse con una persona desanimada, agotada o que haya descuidado su imagen personal, ¿verdad?
Así que recuerda dejar espacios de tiempo para cuidar de ti como mereces y necesitas.
Tu agenda no puede estar totalmente ocupada. Si es así, no te falta tiempo sino que probablemente te estén sobrando tareas. Revisa qué tareas de las que hay en tu agenda puedes dejar de realizar, cuáles puedes realizar con menos frecuencia y cuáles pueden llevar a cabo otras personas.
Conecta con lo que haces
Tu tiempo tendrá un uso más fructífero si lo dedicas a realizar actividades con las que te sientes en conexión.
Así que busca el sentido de tu actividad, trata de identificar tu propósito y encuentra una mayor alineación entre lo que realizas y lo que da sentido a tu vida.
Es un trabajo profundo pero que sin duda te ayudará a optimizar la gestión del tiempo, de tu tiempo. Detente por un momento y formúlate estas tres preguntas:
- ¿A qué dedicas tu tiempo?
- ¿Qué es lo que te gusta hacer?
- ¿Qué es lo que necesitas hacer?
Reflexiónalo desde la coherencia a tu identidad, tus valores y tu propósito. Y siempre desde la realidad: observa y analiza a qué dedicas realmente tu tiempo, para poder responderte a qué se lo quieres dedicar.
Mantén a raya a tus ladrones de tiempo
Al principio de este post te hablaba de todas esas cosas que hacemos, casi de manera automática e inconsciente, y que al final nos roban el tiempo. Llamadas telefónicas, visitas inesperadas, reuniones innecesarias, distracciones continuas… son los ladrones de tiempo habituales en tu día a día.
Sí, eres consciente. Así que no te quejes más de ellos, toma las riendas y minimízalos.
Elimina las notificaciones del móvil, estipula una franja horaria para concentrar todas las llamadas que tengas que hacer o consulta tu correo electrónico solo dos veces al día. Son solo algunos de los ejemplos de acciones que puedes poner en funcionamiento y que aportarán orden a tus días.
Mantener activos diversos canales de comunicación (mensajes, llamadas, correos, visitas, etcétera) requiere de demasiada atención. Por lo tanto, es necesario que decidas en qué momento vas a atender cada uno de estos canales de comunicación y en qué momento no.
Vivimos en la cultura de la inmediatez, pero la realidad es que responder cualquier mensaje o llamada de manera inmediata es solo una opción. En la mayoría de los casos, la llamada o el mensaje no necesita ser atendido en el momento. De hecho, en muchas ocasiones sencillamente se trata de informaciones que recibes que únicamente necesitan de tu conocimiento, es decir, no requieren que hagas nada al respecto.
Por ello, decide en qué momento vas a atender por ejemplo el correo electrónico y cuando lo hagas, hazlo con atención plena. Es decir, redacta correctamente tus respuestas, haz que su lectura sea agradable, agradece la comunicación, no te disculpes por no haber respondido inmediatamente si no quieres, explica por qué ahora es el momento adecuado para responder.
Aprende a priorizar
Una adecuada gestión del tiempo implica también decidir qué es urgente y por tanto requiere ser realizado en el momento, qué es lo que puedes planificar, delegar en otras personas o, sencillamente, eliminar.
Para eso puede venirte muy bien la siguiente matriz:
Maneja las emergencias
En este punto, tal vez lo más importante (y difícil) es aprender a discernir entre lo que es y lo que no es una emergencia.
Si tienes seguridad de que estás ante una de ellas y eres la mejor persona a tu alcance para ocuparse de ella, entonces olvida todo lo demás y concéntrate en resolverla. Si no es así, deja que sean otras personas quienes la gestionen y confía en que estará bien que lo hagan a su manera.
Una vez delegada la emergencia, decide qué modo de supervisión aplicarás sobre ella y, después, toma distancia.
Encuentra el equilibrio entre tu vida personal y tu vida empresarial
Tu proyecto te necesita, pero tu vida también. Tu vida está compuesta de diferentes áreas: tu familia, tus amigos, tu ocio, tu vida profesional, tu salud, tu desarrollo personal, el amor… y en cada una de estas áreas necesitas realizarte.
Así que deja tiempo para cultivar como corresponde las diferentes áreas de tu vida. Permítete tener espacios sin planes, sin nada previsto, y observa qué sucede. Incluso si solo descansas, si solo te aburres o si resulta que en los espacios vacíos emerge la tristeza, será muy importante que eso ocurra. Es parte de la vida.
Mejora tu gestión del tiempo: consejos para tu plan de acción
Una vez has leído hasta aquí (¡gracias por hacerlo!), solo me queda lanzarte una pregunta: ¿estás preparado para mejorar la forma en la que gestionas tu tiempo? Si es así, te propongo que tomes cartas en el asunto y establezcas un plan de acción que te lleve a optimizar tu gestión del tiempo.
Te dejo los consejos que a mí mejor me han funcionado:
- Madruga: Únete al club de las 5.
- Dedica un tiempo a cultivar tu serenidad.
- Haz ejercicio.
- Aliméntate bien para ser productivo.
- Lidera el uso de tus comunicaciones.
- Sé muy preciso en lo que dices.
- Expresa tus necesidades de forma asertiva.
- Pregunta para entender bien antes de pasar a la acción.
- Decide y establece tus prioridades y tus tareas pendientes.
- Distribuye tu tiempo de manera consciente y realista.