Una de las tareas más importantes que debes llevar a cabo cuando estás en una posición de liderazgo y de gestión de equipos es determinar de manera acertada qué tareas puedes realizar solo tú y liberarte de las que una persona de tu equipo puede hacer por ti.
Delegar tareas dentro de la empresa tiene numerosos beneficios, entre otros, te libera tiempo para que tú puedas dedicarte a tareas más estratégicas mientras otra persona se encarga de esas gestiones más del día a día. Sin embargo, lo sé, es algo que a veces cuesta.
No te voy a enseñar a delegar. Probablemente has leído sobre cómo hacerlo, quizás has recibido formación y conoces la técnica. Pero, probablemente, no te funciona, ¿verdad?
Es posible que este artículo no te vaya a gustar pero, aunque así sea, te pido que lo leas hasta el final para que puedas revisar qué es lo que puede estar fallando y por qué no logras delegar. Estoy segura de que te podrá ayudar.
¿Qué puede estar entorpeciendo tu traspaso de tareas?
A lo largo de mi experiencia acompañando a muchos profesionales que gestionan equipos he podido comprobar que hay una serie de causas comunes que entorpecen la forma en que delegan sus tareas y que, claro, puede ser lo que te esté pasando a ti. Algunas de estas causas son:
– No sueltas el control
Y es que no es fácil hacerlo.
Puede ser útil revisar qué es lo que no te lo impide. Podría ser el miedo a que las cosas no se hagan como tú crees que se deben hacer. En este caso, debes aceptar que cada vez que delegues una tarea, esta va a ser realizada con matices diferentes a los que tú esperas por la sencilla razón de que no la estás haciendo tú.
Pero debes pensar que lo importante es que la tarea se haga y se haga bien, no la forma en cómo se realice. Dicho de otra manera, lo importante son los resultados, no el camino.
Esta es la buena noticia: si delegas adecuadamente, dando instrucciones detalladas sobre la realización de la tarea y te abres a que la persona en quien estás delegando pueda hacer sus aportaciones, es posible que se haga diferente, pero el resultado será más que aceptable y seguro que aprenderemos algo en el proceso.
Piensa que, incluso, su propia manera puede aportar ideas frescas de las que se puede enriquecer la tarea.
– No tienes a gente responsable en tu equipo.
A veces tenemos colaboradores que tienen autonomía, pero eso es algo distinto a tener responsabilidad.
Las personas ganan autonomía a medida que están más capacitadas para realizar la tarea, gracias a acciones como la formación, el apoyo y la experiencia que reciben.
Sin embargo, para que actúen de forma responsable es necesario un “algo más”. La clave está en la vinculación a un propósito sólido y a los valores con los que trabajamos, porque eso es lo que activa el compromiso y facilita que las personas se hagan totalmente responsables de las tareas y las funciones que toman.
– No tienes paciencia.
Y sí, créeme, te está hablando una impaciente. Así que sé de lo que hablamos.
Delegar tareas necesita grandes dosis de comunicación y paciencia. No se trata solo de explicar cómo se debe realizar la tarea. Se trata de hacer preguntas para asegurarte de que se ha entendido, de escuchar para saber si la persona está necesitando más apoyo, si está teniendo dificultades o si lo ve de otro modo.
En definitiva, se trata de establecer dinámicas y relaciones en las que prime una comunicación efectiva, abierta y asertiva.
Cada persona tiene su propio ritmo y no puedes delegar a tu ritmo: debes hacerlo al ritmo de la persona que está tomando la tarea.
– Dedicas poco tiempo a las personas.
Liderar y delegar requiere supervisión y apoyo continuado hasta que las personas consolidan las tareas como propias y las desarrollan sin ninguna incidencia.
Sé que delegas para liberarte tiempo pero debo decirte que se trata de una inversión a largo y no a corto plazo. Cuando inicies el proceso de delegar, vas a tener menos tiempo disponible y, más tarde, vas a ir ganando terreno al tiempo del que dispones.
Dedicar atención al proceso es lo que va a hacer que tu proceso sea sólido y sostenible en el tiempo.
¿Cómo potenciar la autonomía del equipo para reducir las demandas innecesarias?
Delegar tareas dentro de una empresa no solo es una cuestión de distribuir la carga de trabajo. Es algo que va más allá. Trata de empoderar a tu equipo para que desarrollen su autonomía y capacidad de decisión y, además, velar para que en tu empresa haya una buena gestión del tiempo y de los proyectos.
Y es entonces cuando logras el éxito a la hora de delegar las tareas.
Al fomentar un entorno donde los miembros de tu equipo se sienten seguros y capacitados para tomar decisiones, se reducen significativamente las demandas innecesarias y los cuellos de botella que muchas veces ralentizan los procesos.
Y ¿cómo hacerlo?
Para lograrlo, lo primero que debes tener en cuenta es que es esencial que los líderes confíen en las habilidades y el juicio de sus colaboradores. Esto no solo incrementa la moral del equipo. Además, les proporciona la confianza necesaria para asumir responsabilidades sin la necesidad de tu supervisión constante.
Al definir claramente las expectativas y proporcionar las herramientas adecuadas, los empleados pueden gestionar sus tareas de manera más eficaz y con menos intervención.
Otro pilar fundamental para potenciar la autonomía del equipo y facilitar el camino hacia la delegación de tareas es la comunicación abierta y eficaz.
Fomentar un ambiente donde los miembros del equipo se sientan cómodos compartiendo ideas, preguntas y preocupaciones permite identificar y resolver problemas rápidamente, evitando así las demandas innecesarias que te roban tiempo cuando delegas tareas. Las reuniones regulares y el feedback constructivo son herramientas muy valiosas para mantener esta línea de comunicación activa.
Además, es importante que cada miembro del equipo comprenda cómo su trabajo contribuye al objetivo general de la empresa. Cuando esto sucede y los empleados ven el impacto de sus tareas en el éxito global aumenta su motivación y compromiso, priorizan sus tareas y toman decisiones informadas, lo que reduce la necesidad de realizar consultas constantes.
Por otro lado, la capacitación continua y el desarrollo profesional juegan también un papel importante. Invirtiendo en el crecimiento de los miembros de tu equipo les estás dando las herramientas que necesitan para adquirir autonomía y eficiencia, liberándote a ti para que te puedas enfocar en estrategias más amplias de alto impacto.
Sin embargo, cada empresa es un mundo, cada equipo es un mundo y cada persona es un mundo. Por ello, si te encuentras en un momento en el que necesitas delegar tareas pero no consigues los resultados que necesitas, es una buena idea que inicies un proceso de mentoring que te acompañe en tu camino hacia la consecución de dotes de liderazgo y gestión de equipos verdaderamente eficaces. Si quieres que sea yo quien te acompañe, contacta conmigo. Juntos encontraremos el camino hacia tu éxito.