Es una de las preocupaciones que más exponen los profesionales en mis mentorías: ¿cómo puedo mejorar la gestión del tiempo? Se trata de un desafío constante, especialmente para líderes, que sienten que cada minuto del día está lleno de compromisos y responsabilidades.
La realidad es que la gestión del tiempo es una carrera de fondo en la que podemos ir mejorando a lo largo de los años. Se trata de un proceso que requiere tiempo, paciencia y, sobre todo, autoconocimiento, pero que es perfectamente posible.
Gestionar el tiempo no es solo una cuestión de organizar mejor nuestras agendas. Se trata de aprender a priorizar lo que realmente importa a la vez que cuidamos de nosotros mismos. Con pequeños ajustes y trabajo personal, podemos mejorar continuamente a lo largo de los años.
¿Qué es la gestión del tiempo y de proyectos?
Si dedicamos este artículo a hablar de la gestión del tiempo y de proyectos, lo primero que debemos hacer será responder qué es, ¿verdad?
Seguro que la gestión del tiempo es un concepto con el que estás familiarizado si te encuentras al frente de un negocio o de un proyecto. Básicamente, la gestión del tiempo implica ser consciente de cómo utilizas cada momento de tu día, priorizando tareas y asegurándote de que dedicas tiempo de calidad a las actividades que lleves a cabo.
No se trata de hacer más cosas sino, más bien, de hacer lo correcto en el momento adecuado, sin perder de vista el valor de tu bienestar personal y el de tu equipo.
Por otro lado, la gestión de proyectos abarca la planificación, ejecución y control de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos. Un buen líder debe ser capaz de organizar estos procesos sin perder de vista a las personas que los hacen posibles.
Gestión del tiempo y gestión de proyectos son dos conceptos que están estrechamente relacionados: gestionar bien el tiempo es esencial para cumplir con los objetivos de cualquier proyecto de forma eficiente y sin llegar al agotamiento. Cuando gestionamos el tiempo adecuadamente, también somos capaces de dar espacio al equipo para que despliegue todo su potencial, lo que en última instancia beneficia al proyecto y a la organización.
La importancia del autoconocimiento en la gestión del tiempo
Antes de entrar a hablar de estrategias que permitan mejorar la gestión del tiempo, te recomiendo analizar en profundidad a qué estás dedicando tu tiempo actualmente. Al hacerlo, generalmente podremos detectar hábitos que son mejorables y que están directamente relacionados con nuestro temperamento y nuestras necesidades emocionales.
Por eso, a la hora de gestionar el tiempo de una manera eficiente es importante partir por el autoconocimiento.
Por ejemplo, hay personas que sienten la necesidad de dar respuesta muy rápida a todo. Yo misma tenía esa tendencia: me encantaba responder muy rápido porque cuando lo hacía, muchas veces recibía elogios. Y es que todos necesitamos reconocimiento externo, sobre todo cuando nos falta reconocimiento propio.
Así que comencé a trabajar mi autoconfianza y así es como pude empezar a sostener el hecho de no dar respuestas inmediatas. Esto me ayudó a organizar mucho mejor mi tiempo, desactivando las notificaciones en mi teléfono móvil (¡ese gran ladrón de tiempo!) y organizando mi día por bloques de trabajo.
De esta manera, tengo mi tiempo diario distribuido en bloques de tiempo en los que trabajo con entrega y tranquilidad en aquello en lo que he asignado para ese bloque.
Por supuesto que debo sostener el hecho de estar trabajando en algo sabiendo que, por otra parte, hay siete personas esperando mi llamada. Pero sé que cuando las llame por teléfono va a ser en un momento en el que van a tener, de verdad, mi atención plena y mi mejor energía; y no voy a estar pensando en otras cosas. Al final, el resultado es mejor para todos.
Es importante recordar que la forma en que gestionamos nuestro tiempo está directamente relacionada con nuestro autoconocimiento. A medida que nos conocemos mejor, podemos identificar esos patrones que nos llevan a la sobrecarga o al estrés.
Otro patrón de conducta que veo mucho es la tendencia de algunas personas a la sobrecarga. Puede que tiendas a sobrecargarte de trabajo porque es tu hábito o porque de alguna manera encuentras algún beneficio en ello.
Si tiendes a hacerlo, no lo haces solo en el trabajo sino también en casa y en todos tus roles en la vida. ¿Te das cuenta del desgaste que eso supone? Existe la posibilidad de hacerlo de otra manera y eso pasa por trabajar tu amor propio y tu merecimiento.
Este hábito de sobrecargarse de trabajo, en muchos casos, refleja una creencia interna de que debemos «hacer más» para sentirnos valiosos. Esta tendencia no solo aparece en el trabajo, sino también en otros roles de la vida, como en casa o con amigos. Pero este patrón tiene un precio: el desgaste emocional y físico.
Ya ves que mejorar la gestión del tiempo es algo más profundo de lo que parece y, entre nosotros, lo de distribuir tu agenda en bloques de colores es sólo un detalle que complementa un trabajo de desarrollo personal que te aporta mucho bienestar. Al final, la gestión del tiempo es mucho más que un ejercicio de productividad, es un acto de autocuidado.
Cómo organizar el tiempo y las tareas de forma efectiva
Como ya he comentado, una de las herramientas que más me ha ayudado a lo largo del tiempo es la organización del día en bloques de tiempo.
Dividir la jornada en bloques específicos dedicados a diferentes tareas me ha permitido trabajar con más entrega y tranquilidad en lo que me he propuesto. Por ejemplo, dedico las primeras horas de la mañana a las tareas más importantes, cuando mi energía está en su mejor nivel. Después, agrupo tareas menos exigentes a lo largo del día.
Esta estrategia me permite mantener el enfoque en lo que realmente importa, sin distraerme con interrupciones constantes.
Además de los bloques de tiempo, es esencial aprender a priorizar. No todo es urgente, y no todo requiere una respuesta inmediata. Herramientas como la matriz de Eisenhower ayudan a identificar lo que es importante y lo que es urgente, evitando que las tareas de poca importancia se adueñen de nuestro tiempo.
También resultan útiles otras estrategias para una gestión adecuada del tiempo y de proyectos como las metodologías ágiles Scrum y Kanban, que permiten organizar tareas de manera visual y eficaz, especialmente si trabajas con equipos.
Asimismo, te recomiendo establecer revisiones regulares, momentos periódicos en los que revises el progreso de tus proyectos. Esto te permitirá ajustar los planes según sea necesario.
Y por último, elimina todas esas distracciones que no hacen sino robarte tiempo. Minimiza las interrupciones durante los bloques de trabajo que te propongas. Desactiva notificaciones, quítale el sonido al móvil y establece momentos específicos en los que revisar correos y mensajes. De lo contrario, puedes encontrarte todo el día navegando entre mensajes de todo tipo y sin hacer nada verdaderamente productivo.
Recuerda, la buena gestión del tiempo no es solo cuestión de productividad, es también una forma de garantizar que tu equipo y tú trabajáis en un entorno más saludable, donde el bienestar personal es tan importante como los resultados.
La relación entre la buena gestión del tiempo y el bienestar
Organizar bien el tiempo no solo mejora la productividad, también el bienestar. A medida que aprendes a distribuir tus tareas y prioridades también te das cuenta de la importancia de incluir tiempo para ti mismo.
La buena gestión del tiempo te permite trabajar con energía y atención plena, pero también te da espacio para descansar y recargar.
Cuando mejoras en la gestión del tiempo, mejoras en tu calidad de vida. Tener un equilibrio adecuado entre las tareas y el descanso reduce el estrés, aumenta la satisfacción personal y, en última instancia, te convierte en un líder más eficaz y compasivo.
La gestión del tiempo es mucho más que una agenda llena de colores. Es un proceso continuo que implica autoconocimiento, autocuidado y la capacidad de priorizar lo que realmente importa, tanto en tu vida profesional como personal. Así que ya sabes, si quieres aprender a gestionar mejor tu tiempo y tus proyectos, puedes iniciar un proceso de coaching que te lleve hacia el autoconocimiento y la mejora continua. ¿Hablamos?